Effektive Gestaltung von Online-Verträgen

In der modernen Geschäftswelt geht ohne digitale Prozesse kaum noch etwas – das gilt auch für Verträge. Laut einer Bitkom-Studie setzen 95 % der deutschen Unternehmen bereits auf digitale Signaturen. Doch wie funktionieren digitale Verträge in der Praxis? Welche rechtlichen Voraussetzungen gelten? Und worauf sollten Unternehmen besonders achten, um Fehler und Rechtsrisiken zu vermeiden?

Was ist ein digitaler Vertrag?

Ein digitaler Vertrag wird vollständig elektronisch erstellt, unterzeichnet und gespeichert. Dabei kommen spezielle Softwarelösungen und Signaturverfahren zum Einsatz. Das Ziel: eine schnelle, sichere und rechtlich verbindliche Vertragsabwicklung – ganz ohne Papier.

Die Vorteile auf einen Blick

Digitale Vertragsabschlüsse bieten Unternehmen viele Vorteile:

• Schnelligkeit: Verträge lassen sich in Minuten statt Tagen finalisieren.
• Flexibilität: Beteiligte können ortsunabhängig unterschreiben – auch im Ausland.
• Sicherheit: Verschlüsselung und Signaturmechanismen schützen vor Manipulation.
• Nachhaltigkeit: Papierloses Arbeiten reduziert Ressourcenverbrauch.

Welche Signatur ist rechtssicher?

In der EU gilt die eIDAS-Verordnung, die drei Arten von elektronischen Signaturen unterscheidet:

1. Einfache elektronische Signatur (EES) – z. B. gescannter Name oder Hakenfeld
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – verknüpft mit Authentifizierung
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – mit hohem Sicherheitsniveau, rechtlich gleichwertig zur Unterschrift auf Papier

Für rechtsverbindliche Online-Verträge empfiehlt sich mindestens eine FES – bei besonders sensiblen Vereinbarungen sollte die QES genutzt werden.

Gesetzlicher Rahmen in Deutschland

Neben der eIDAS-Verordnung spielen folgende Vorschriften eine Rolle:

• § 126a BGB – regelt die elektronische Form im deutschen Vertragsrecht
• De-Mail-Gesetz – ermöglicht sichere elektronische Kommunikation
• Vertragsfreiheit – viele Verträge (z. B. B2B) können auch formlos digital geschlossen werden

Wichtig: Nicht alle Vertragstypen sind digital zulässig (z. B. notarielle Beurkundungen oder bestimmte Verbraucherverträge).

So setzen Unternehmen digitale Verträge sicher um

1. Vertragsmanagement-Software einsetzen
   Programme wie DocuSign, FP Sign oder Adobe Sign helfen, Dokumente revisionssicher zu verwalten und Signaturprozesse effizient zu gestalten.
2. Benutzerfreundliche E-Signatur-Lösung wählen
   Achten Sie auf einfache Bedienung, Kompatibilität mit vorhandenen Systemen und eIDAS-Konformität.
3. Cybersecurity nicht vergessen
   Digitale Verträge müssen verschlüsselt übertragen und sicher gespeichert werden – etwa durch Serverstandorte in der EU und regelmäßige Audits.
4. Mitarbeitende schulen
   Die besten Systeme helfen nichts, wenn sie nicht korrekt angewendet werden. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig zu Themen wie Datenschutz und digitaler Vertragsrechtsprechung.

Häufige Herausforderungen – und wie Sie diese lösen

Problem	Lösung
Rechtsunsicherheit	Juristische Beratung einholen, eIDAS-konforme Tools wählen
Technische Ausfälle	Anbieter mit Support & hoher Verfügbarkeit bevorzugen
Fehlende Akzeptanz im Team	Schulung & interne Kommunikationskampagnen
Falsche Signaturart gewählt	Vorab klären, ob QES erforderlich ist

FAQ: Häufig gestellte Fragen